Política de Privacidad

Traducción pendiente de revisión. Esta versión en español es una traducción de la política aprobada en inglés y está pendiente de revisión jurídica. Hasta entonces, la versión inglesa prevalece en caso de discrepancia.

En pocas palabras

Harbour.Space organiza IOAI Spain, el programa español de selección y formación para la Olimpiada Internacional de Inteligencia Artificial. Utilizamos los datos que nos facilitas para comprobar la elegibilidad, organizar la competición y la formación, evaluar tu trabajo y mantenerte al tanto de tu participación.

• ¿Menos de 14 años? Tu madre, padre o tutor legal tiene que inscribirte y dar su permiso. Si tienes entre 14 y 17 años, puedes inscribirte por tu cuenta; pediremos los datos del tutor más adelante si hacen falta para un viaje o un evento.
• Los correos promocionales y la publicidad son opcionales. Decides por separado si quieres recibir correos promocionales de IOAI y si podemos usar tu nombre, fotos o grabaciones con fines publicitarios. Negarte no afecta a tu participación. Puedes cambiar de opinión en cualquier momento.
• Conservamos tus datos durante estos periodos:
  • Mientras participas, más dos años: los registros necesarios para los correos de servicio y la administración, incluido el tiempo en que usas las plataformas de aprendizaje relacionadas. Los dos años se cuentan desde el fin de la participación activa o desde tu última interacción sustantiva con el programa, lo que ocurra más tarde.
  • Diez años después de la actividad: un registro limitado de participación y certificado, y los resultados con nombre o el material publicitario que hayas autorizado. Puedes retirar el permiso de publicación o pedir la eliminación del registro limitado de participación en cualquier momento.
  • Sin caducidad fija: estadísticas anónimas y suscripciones válidas al correo de IOAI. Puedes darte de baja en cualquier momento.
• Los resultados se publican para explicar el proceso de selección y comunicar los logros. Usamos códigos de participante en las rondas de selección y pedimos un permiso aparte para los informes con nombre, incluidos los resultados del equipo internacional.
• Parte de la información se comparte con el personal y los proveedores de servicios que nos ayudan a organizar las actividades. Explicamos cualquier comunicación adicional para eventos internacionales antes de que se produzca.
• La analítica y la publicidad opcionales necesitan tu permiso. Puedes rechazarlas y seguir inscribiéndote.
• Puedes pedir ver, corregir o eliminar tu información. Escribe a info@harbour.space. Algunos registros pueden tener que conservarse por motivos legales.

Las secciones siguientes explican los detalles, incluidos tus derechos y las excepciones a estos periodos.

De conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, «RGPD») y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales («LOPDGDD»), esta Política de Privacidad describe el tratamiento de datos personales por parte de Harbour.Space BCN, S.L.U. en relación con la Olimpiada Internacional de Inteligencia Artificial en España («Olimpiada»), su sitio web y las actividades de formación y campamentos relacionados.

1. Responsable del tratamiento

• Responsable del tratamiento: Harbour.Space BCN, S.L.U. («Harbour.Space»).
• NIF: B66667064.
• Dirección: Calle Rosa Sensat 9–11, Barcelona 08005, España.
• Correo electrónico: info@harbour.space.

2. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se recogen y tratan con las siguientes finalidades:

• Gestionar consultas, solicitudes, elegibilidad y permisos de tutores, y enviar correos de servicio durante la participación en las actividades de IOAI y en las plataformas de aprendizaje relacionadas;
• Organizar competiciones, formación y campamentos, incluidas las reservas, los pagos y los aspectos prácticos;
• Evaluar las entregas, publicar los resultados de la selección y los informes de participación internacional conforme a los requisitos de transparencia de IOAI, y emitir y verificar certificados y premios;
• Proteger el sitio web y las actividades frente a usos indebidos y cumplir las obligaciones legales aplicables;
• Enviar correos promocionales opcionales de IOAI y utilizar el material autorizado por separado para la publicidad de IOAI.

Resultados oficiales. Publicamos los resultados de las fases de selección nacional mediante códigos de participante e informamos de los resultados, medallas y clasificaciones del equipo internacional. Con un permiso de publicación aparte, los informes pueden identificar por su nombre a los estudiantes que representaron a España. Cuando la privacidad lo requiera, los informes indican el número de participantes en su lugar. La información identificativa se elimina o anonimiza cuando finaliza el permiso de publicación o su periodo de conservación. Rechazar o retirar el permiso de publicación con nombre no afecta a la participación.

Correos promocionales. Se refieren únicamente a las actividades de IOAI. Cada correo promocional incluye una opción para darse de baja.

Publicidad. Con un permiso aparte, podemos utilizar el nombre, las fotografías, las grabaciones de vídeo o audio, las declaraciones en entrevistas y los logros de un participante en las páginas web de IOAI Spain, en publicaciones en redes sociales relacionadas con IOAI y en materiales promocionales digitales o impresos. La solicitud de consentimiento identifica el material y los canales de publicación. El permiso cubre el uso durante un máximo de diez años tras el fin de la actividad correspondiente, salvo retirada anterior.

Tu decisión. El consentimiento se obtiene del participante o de su madre, padre o tutor, según corresponda. Rechazar o retirar el consentimiento para los correos o la publicidad no afecta a la elegibilidad, la selección ni la participación.

Retirar el permiso de publicidad. Escribe a info@harbour.space. Dejaremos de hacer nuevos usos publicitarios y retiraremos el material correspondiente de los canales bajo nuestro control; el material impreso ya distribuido no puede recuperarse.

3. Base jurídica

La base jurídica aplicable depende de la finalidad del tratamiento:

• Consentimiento: la inscripción y participación voluntarias en la Olimpiada, incluidas las comprobaciones de elegibilidad, la evaluación, las comunicaciones del programa y los resultados codificados. Se solicita un consentimiento aparte para la publicación de resultados con nombre, los correos promocionales de IOAI, la publicidad opcional y las tecnologías opcionales de analítica o publicidad.
• Ejecución de un contrato: el tratamiento de los datos de la parte que realiza la reserva para organizar y prestar las actividades contratadas con Harbour.Space, incluida la gestión de pagos y las medidas precontractuales solicitadas.
• Interés legítimo: responder a consultas, prevenir usos indebidos y conservar registros limitados para la verificación de la participación y los certificados. Este tratamiento está sujeto a la ponderación de los derechos e intereses de las personas afectadas, en particular de los menores.
• Cumplimiento de obligaciones legales: los requisitos contables aplicables y las solicitudes jurídicamente vinculantes de las autoridades competentes.

El consentimiento puede retirarse en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de la retirada. La retirada del consentimiento necesario para participar puede impedir la continuidad de la participación en la actividad correspondiente.

4. Categorías y origen de los datos personales

De los participantes, o de la madre, padre o tutor que los inscribe:

• Nombre completo y fecha de nacimiento;
• Dirección de correo electrónico;
• Género: se utiliza únicamente para estadísticas de participación.
• Comunidad autónoma de residencia en España;
• Centro educativo y año previsto de graduación.

De madres, padres o tutores, cuando sea necesario:

• Nombre completo, dirección de correo electrónico y número de teléfono;
• Relación con el participante y confirmación de la patria potestad o tutela.

Generados durante la participación: solicitudes, correspondencia, entregas, puntuaciones, registros de participación y registros de consentimiento. Cuando se autoriza la publicidad, esto incluye los nombres, imágenes, grabaciones, declaraciones y logros cubiertos por dicho permiso.

Del sitio web y de las plataformas de aprendizaje relacionadas: la información del sitio web descrita en la sección 9 y las actualizaciones pertinentes sobre participación, progreso y finalización procedentes de las plataformas utilizadas para las actividades de IOAI. Estas actualizaciones dan soporte a los correos de servicio y a la administración del programa a lo largo de actividades sucesivas.

Para campamentos, viajes y eventos presenciales: se solicita información adicional en la fase correspondiente. Las condiciones de reserva y la información sobre el tratamiento de los datos de reserva y de los participantes menores se facilitan antes de la reserva. Cualquier información sanitaria necesaria se solicita por separado, con información sobre su uso, destinatarios y conservación y con el consentimiento explícito que sea necesario.

5. Conservación de los datos

Durante la participación activa, más un máximo de dos años

Los registros de solicitud y progreso necesarios para gestionar la participación continuada —incluidas las entregas, puntuaciones, correspondencia y datos de contacto del tutor pertinentes— se conservan durante dicha participación y hasta dos años después de que finalice o después de la última interacción sustantiva relacionada con el programa, lo que ocurra más tarde. Esto abarca la participación en ediciones sucesivas de IOAI y en la formación relacionada, incluida la actividad sustantiva en las plataformas de aprendizaje utilizadas para esos programas. Dicha actividad también justifica la conservación continuada de los registros de contacto, solicitud y participación necesarios para los correos de servicio y la administración del programa, aunque la plataforma tenga su propio aviso de privacidad.

Hasta diez años

Un registro limitado de participación —nombre, identificador de participante o de certificado, programa, año y resultado o premio final— se conserva durante diez años tras el fin de la actividad para verificar la participación y los logros en estudios o empleos posteriores, incluso después de la graduación. Puedes solicitar la eliminación de este registro de verificación en cualquier momento escribiendo a info@harbour.space; lo eliminamos a petición. Cualquier prueba concreta que deba conservarse por obligaciones legales o reclamaciones se guarda por separado con acceso restringido.

Los resultados con nombre y el material publicitario autorizados por separado pueden publicarse durante un máximo de diez años tras el fin de la actividad, salvo retirada anterior. Al vencimiento o a la retirada, cesan los nuevos usos y el material se retira de los canales bajo nuestro control; el material impreso distribuido no puede recuperarse.

Sin caducidad fija

Las suscripciones al correo de IOAI no tienen caducidad fija mientras el consentimiento siga siendo válido y persista la finalidad de la suscripción. Puedes darte de baja en cualquier momento. Tras la baja, puede conservarse información limitada únicamente para dejar constancia del permiso y de su retirada y evitar nuevos envíos comerciales, durante el tiempo necesario para esos fines.

Las estadísticas que ya no identifican a nadie pueden conservarse indefinidamente.

Los registros contables se conservan durante seis años desde el último asiento contable, o más tiempo cuando la legislación aplicable lo exija. Otros registros financieros y pruebas legales siguen los plazos legales o de prescripción aplicables, con acceso restringido. Las pruebas de los permisos se conservan mientras sean necesarias para respaldar el uso correspondiente y cualquier reclamación legal aplicable. Los datos sujetos a bloqueo legal se conservan únicamente para los fines permitidos por la ley y posteriormente se destruyen. Los demás datos caducados se eliminan o anonimizan; las copias de recuperación expiran según el ciclo de copias de seguridad aplicable.

6. Destinatarios y transferencias internacionales

El acceso a los datos personales se limita al personal que los necesita para sus funciones autorizadas. Harbour.Space recurre a proveedores de servicios para el alojamiento, el soporte informático, las inscripciones, las comunicaciones, la organización de actividades, los pagos y la medición del sitio web. Los proveedores que actúan como encargados del tratamiento están sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a las instrucciones de Harbour.Space.

Los datos de participación pertinentes pueden comunicarse a los organizadores de la Olimpiada cuando sea necesario para la selección o la asistencia. Antes de inscribir a los participantes seleccionados en un evento internacional o de compartir información adicional sobre viajes o salud, facilitamos la información sobre el destinatario, la finalidad y el país correspondientes, junto con la base aplicable y las garantías para cualquier transferencia internacional. Los datos también pueden comunicarse en cumplimiento de obligaciones legales o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Algunos proveedores tratan datos fuera del Espacio Económico Europeo, incluido Estados Unidos. Estas transferencias están sujetas a una decisión de adecuación de la Comisión Europea aplicable o a garantías adecuadas, incluidas las cláusulas contractuales tipo aprobadas. La información sobre los destinatarios y copias de las garantías correspondientes pueden solicitarse en info@harbour.space.

7. Derechos de las personas interesadas

Con sujeción a las condiciones legales aplicables, las personas interesadas pueden ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: obtener confirmación del tratamiento y una copia de sus datos personales;
• Rectificación: corregir los datos inexactos y completar los incompletos;
• Supresión: solicitar la eliminación de los datos personales;
• Limitación: solicitar limitaciones al tratamiento de los datos personales;
• Oposición: oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo por motivos relacionados con su situación particular, y a la mercadotecnia directa en cualquier momento;
• Portabilidad: recibir los datos facilitados con base en el consentimiento o en un contrato en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica cuando el tratamiento sea automatizado, y solicitar su transmisión a otro responsable cuando sea técnicamente posible;
• Retirada del consentimiento: retirar el consentimiento en cualquier momento.

Para ejercer estos derechos, escribe a info@harbour.space. Normalmente respondemos de forma gratuita en el plazo de un mes. Si es necesaria una prórroga legal, explicamos el motivo dentro de ese mes. Antes de revelar o modificar registros, podemos pedir la información necesaria para confirmar tu identidad o, si actúas en nombre de un menor, tu autoridad para hacerlo.

Tienes derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control competente, incluida la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

8. Menores y tutores

Los participantes menores de 14 años deben inscribirse a través de su madre, padre o tutor legal, que facilita los datos del participante y del tutor y otorga el consentimiento necesario. Los participantes de 14 años o más pueden inscribirse y dar el consentimiento para el tratamiento de datos por sí mismos. Si la legislación aplicable exige el consentimiento parental para un participante de más edad, lo obtenemos antes de completar la inscripción.

En la inscripción en línea solicitamos los datos de la madre, padre o tutor, su declaración de patria potestad o tutela y la confirmación del consentimiento a través de su dirección de correo electrónico. Puede solicitarse documentación adicional si existen dudas sobre su autoridad o cuando un viaje u otra actividad lo requiera.

Para los participantes de 14 a 17 años que se inscriben por sí mismos, la información del tutor y los permisos necesarios para viajes, alojamiento o eventos presenciales se obtienen en la fase posterior correspondiente. El consentimiento para el tratamiento de datos es independiente de los permisos y las condiciones de reserva de esas actividades.

9. Cookies y tecnologías similares

¿Qué son las cookies? Las cookies son pequeños archivos que un sitio web guarda en tu dispositivo. Permiten reconocer información, como una preferencia o un identificador, en solicitudes posteriores. El almacenamiento del navegador cumple funciones similares sin enviar automáticamente su contenido con cada solicitud.

Tecnologías utilizadas en este sitio web:

• Funciones del sitio web: el almacenamiento del navegador conserva el progreso de la inscripción para que una solicitud interrumpida pueda reanudarse, y recuerda la posición en la página cuando se utiliza.
• Google Analytics: mide las visitas, las páginas vistas y las interacciones para comprender el uso del sitio web. Puede tratar identificadores del dispositivo e información del navegador y de la visita.
• Mixpanel: mide las páginas vistas, las interacciones y los pasos de la inscripción para comprender el uso del sitio web. Utiliza el almacenamiento del navegador e identificadores de dispositivo o usuario; con el consentimiento para la analítica, la actividad puede vincularse a la dirección de correo electrónico facilitada.
• Google Ads: mide si la publicidad da lugar a inscripciones u otras acciones. Puede tratar identificadores publicitarios, información de referencia y eventos de conversión.

La analítica y la publicidad opcionales requieren consentimiento. La configuración de cookies permite aceptar, rechazar o seleccionar estas finalidades por separado, retirar el consentimiento y consultar la información sobre los proveedores y los plazos de conservación. Rechazar el seguimiento opcional no impide la inscripción.

También puedes eliminar las cookies y el almacenamiento del navegador desde la configuración de tu navegador. Eliminar los datos guardados del formulario puede impedir reanudar esa solicitud en el dispositivo.

10. Seguridad de los datos

Harbour.Space aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente al acceso, la alteración, la divulgación o la destrucción no autorizados. Estas medidas incluyen controles de acceso, comunicaciones seguras y procedimientos que regulan el tratamiento de los datos personales por parte del personal.

11. Información de contacto y actualizaciones de la política

Para cualquier pregunta sobre esta Política de Privacidad o sobre el tratamiento de datos personales, contacta con:

Harbour.Space BCN, S.L.U. Calle Rosa Sensat 9–11 Barcelona 08005, España Correo electrónico: info@harbour.space

Las revisiones de esta Política se publicarán en esta página. Los cambios sustanciales que afecten a las personas interesadas se comunicarán según proceda.